優先順位のつけ方①１日のやることリストを作る
例えば今日やることを
携帯のメモでも1枚の紙でもいいのでやることをリストアップして
やることリストを作成します。
後でまた説明しますが、終わったやることはチェックして消していきます。
このリストは1日ごとに管理するのがポイント。
メモは手帳の1ページでも、ノートでも、付箋でもメモ書きでも
何でもいいので使いやすいものを用意します?
やることリストは前日の夜か朝に作成するのがおすすめですよ?
やることリスト例
○月×日
⭐️仕事編
・メール返信
・原稿赤入れ
・スケジュールを〇〇さんに送る
・企画書提出
・金曜日の飲み会の店予約
・〇〇テキストのコピー40部
⭐️プライベート
・ネイルサロンに行く
・今日◯◯さんと遊ぶ予定を立てる
・半身浴をする
・ジョギングをする
お仕事とプライベートを別にして
箇条書きでリストアップをすると分かりやすいです?
優先順位のつけ方②緊急度と重要度を決める
やることリストと同時に重要なのが優先順位をつけることでしょう。
今すぐにやるべきという緊急度と
やらなくてはいけないという重要度を軸にして
やることリストに優先順位をつけます。
こうすれば大事な予定を見落としたり、忘れてしまうことが防げますよ?
例えば先ほどの例で
緊急度と重要度で優先順位を付けるとこのような感じになります。
1. 緊急かつ重要
お仕事
・メール返信
・原稿赤入れ
・企画書提出
プライベート用
・今日◯◯さんと遊ぶ予定を立てる
2. 重要でないけど緊急
お仕事
・〇〇テキストのコピー40部
3. 重要だけど緊急ではない
プライベート
・ネイルサロンに行く
・半身浴
4. 重要でも緊急でもない
お仕事
・金曜日の飲み会の店予約
プライベート
・ジョギング
以上のようになります。
基本的に1. と2. は今日中にやることとして、その日のうちに完了させたい優先順位の高いことです。
また3. は時間があれば今日中に済ませ、出来なければ明日にしてもOK。4. は明日以降に持ち越しても良いですが、あまり先延ばししないでやること、として予定を整理しましょう。
優先順位のつけ方③さらに優先順位がうまくなるやり方
1. 急に入ってきた
やることをリストアップしたら優先順位を付けて、その通りに取り組んでいくのですが
突然予定やタスクなど
やるべきことが入ってくるのはよくあること。
このような想定外のタスクの対処法は次の通りです。
また緊急でやるべきことが追加された時は
10分か15分くらいで、やることリストを更新しましょう?
急に入ってきたやることは、10分以上かかることならやることリストに追加して優先順位を整理します。
すぐ完了できそうな、速攻で片づけれることならばその場ですぐにやっちゃいましょう。
例えばメール、受診したらすぐメールをチェックして
その場で今返信するのか、後回しにするのか判断する人が多いようですね?
2. やることリストは終わったら1つずつ消していく
やることリストは終わったら1つずつ消していき
可視化しましょう。
1日の終わりに
リストアップしたやることリストを見返してみると、残ったタスクもあるかもしれません。
そんな時は残ったものを次の日の紙に書き写しておきましょう。
これを忘れると、やり残しがずっと放置されることになりかねません。
1日の終わりに次の日のやることリストを整理しておけば、翌日の朝何から始めていいか迷うことなく、一目瞭然で分かります。
さいごに
・やることリストを1日1枚で管理すること。
・緊急度と重要度を元に、優先順位を付けること。
・突然入ってきた新しいやるべきことは10分以内で完了できるかどうかで判断処理する。
・明日のやることリストを1日の終わりに整理しておく。
以上のようにご紹介してきました。
多忙なあなた!!ぜひ記事を参考にしてより効率的に過ごしてくださいね?