書類収納術15選!ごちゃごちゃな書類もすっきり片付く

皆さん、書類に整理はどうしていますか。いらない書類がたまっていたり、必要な書類が見つからなかったりしていませんか。オフィスで培った書類のさまざまな整理方法を見ていく中で、自分に合った整理方法を見つけてみてはいかがでしょう。

ここでは、

  • オフィスのノウハウできちんとファイリング
  • 穴あけが面倒な人にもおすすめ
  • コスパで便利な書類収納アイテム
  • 見た目スッキリしっかり分類収納したいならボックス
  • 長期保管の商品説明書や保証書の収納

をご紹介します。

オフィスのノウハウできちんとファイリング

サイズも量も種類が豊富なバインダー

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書類の整理と言ったら定番のバインダーです。サイズも様々用意できますし、カラーもより取り見取りです。書類をそのまま挟むのもあれば、透明ファイルに収納して閉じるのもあります。後々どこかに提出しなければならない書類は、きれいに保存したいですね。

背表紙が美しく見えるハードなリングファイル

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リングファイルはハードカバーなものが多く、重要書類の保存に適しています。背表紙にタイトルを記入するところもありますので、中身を確認することなくほしい書類ファイルを探し当てることができます。

穴あけタイプのバインダー

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統一伝票ターンアラウンド型と呼ばれる大きさの書類は、細長い書類を保管するのにちょうどよいのがこのバインダーです。サイズは127×279.4mmに対応しており、主に給与明細に使われることが多いサイズです。

書類を傷めないポケットに差し込むタイプ

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次は透明フィルムが袋状になっているファイルです。これも傷つけたくない重要書類を保管しておくのに優れていますが、ファイルがいっぱいになったときにフィルムを追加できないのが難点になっています。

穴あけが面倒な人にもおすすめ

チャックでシッカリ収納できるレールファイル

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レールファイルは正式名称をレールクリアホルダーと言い、中に書類を入れ端からプラスチック製のレールで綴るタイプのものです。このファイルのメリットは、バラバラのレジュメを一つのパンフレットや冊子のようにまとめて保管できることです。

薄めの書類なら穴あけせずにファイルも

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書類が1枚~3枚くらいであれば用箋はさみもよく使います。書類が汚れないようにカバー付きのものもあるので、外で作業をしながらメモしたり、多少雨が降っていても濡れずに持ち運びができるのがメリットです。

大きさが合わないときも一緒に収納OK

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例えば子供を病院に連れていくとき、持参する書類はさまざまです。母子手帳に保険証、医療費受給資格証にお薬手帳と診察券。どれもサイズが違うのでひとまとめにしておくのも一苦労です。そんな時は写真のようなキャリングケースがおすすめです。

インデックス付きでわかりやすいジャバラファイル

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大量の書類を一気に整理できるファイルがこちらです。蛇腹ファイルは一つの蛇腹ごとにインデックスもつけられ、少ない時はコンパクトに、書類が多くなればそれなりの厚みにまで大きくなり、中の状況に応じてファイルの大きさを変えることができます。

コスパで便利な書類収納アイテム

セリアのバインダーで分類して収納

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100円ショップのセリア、コスパでは100円ショップには敵いません。しかし100円と侮ることなかれ、カテゴリーごとにファイル別で区別ができ、ファイルの中もマチもあって5つの仕切りもあり、見出しもついているのでラベリングで見やすく管理できます。

バインダーとクルアファイルのいいとこ取りインデックスファイル

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インデックスファイルボックスは、バインダーとクリアファイルのいいとこ取りをした書類入れです。必要な書類はひとまとめにボックスに入れることができますし、新しい書類が増えたときはインデックスファイルを追加してボックスに入れればよいのです。

ハードなケースでホコリもガード

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書類入れは使わないときはずっと放置になるので、そうするとやはり埃が気になります。入口が解放タイプのボックスなら、書類まで埃だらけになりかねません。そんな時はハードカバーでしっかりと埃から守ってくれるタイプがおすすめです。

見た目スッキリしっかり分類収納したいならボックス

見た目がきれいなファイルボックスへ

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たくさんの書類を保管しなければならないのならば、やはり同一種類で統一した方が見た目にも美しいです。折り畳み式のボックスを使えば不要になったものは畳んですっきり片付けることもできるし、必要に応じて増やすのも簡単です。

ファイルボックスとフォルダーでしまいやすさアップ

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将来書類が増えそうならインデックスファイルと個別フォルダーの組み合わせで行きましょう。インデックスファイルはコスパも最強ですし、まとめて購入しても邪魔になりません。電化製品の説明書や保証書の保管などに重宝します。

長期保管の商品説明書や保証書の収納

書類の枚数にあったファイルケースも

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同じ商品説明書でも、薄いものもあれば厚いものも様々あります。そんな書類を一気に整理してくれるのがスリムクリップファイルです。薄めの書類は中にあるクリップで簡単に留めることができますし、厚い書類でも厚めのファイルにぴったり収めることができます。

ケースもまとめてファイルボックスに

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書類を整理したケースごとボックスに入れて管理したら、すっきりするのではないでしょうか。書類をワンアクションで取り出せるように整理すれば、わずらわしさを感じることは少なくなると思います。

まとめ

書類はさまざまなサイズに分かれており、その書類がいつ必要になるかわからないときもあるため、すぐに手が届くところに置きたいがきちんと整理しておきたいですね。

ここで紹介したファイルやフォルダーを駆使して使いやすく整理してみましょう。