「説明が下手」と言われないために!説明上手になる方法とは

何か相手に物を伝えないといけないときは、説明が必要な場合もあるでしょう。説明は口頭以外に、紙などに図や表を書いて行うこともできます。仕事であれば、プレゼンなどでも必要です。ただ説明が下手で苦手だという人もいるかもしれません。

今回は、

  • 説明が下手な人によくある特徴4
  • 説明が下手なことによるデメリット
  • 説明上手になる方法

と、もしも説明が下手なら、上手になるためにはどうすればいいのかについてまとめました。

説明が下手な人によくある特徴

説明が下手だと言われる人には、いくつか特徴があります。

説明とは、言いたいことに対し、具体的に伝える作業となるので、具体性がないと説明が下手だと相手は思います。

会話に「誰が」「何が」などの主語がない

説明が下手だと、相手に説明するときの会話においては、誰が・何がなど主語を省いて話すことが多いです。主語を言わないと、何について話したいのか相手は理解してくれません。

会話において、主語を省いてしまうのは、説明する前に頭の中で十分に文章を組み立てていないからです。または説明する人が、内容について曖昧にしか理解していない場合もあります。

伝えたい内容をまとめていない

説明する前に、十分に伝えたい内容をまとめて文章を組み立てないと不明瞭な会話になってしまい、相手に説明が十分に伝わりません。

相手が自分のことを理解している、言わなくてもこの部分はわかっているだろうという思いこみも、説明下手になります。文章を十分に組み立て、相手がわかるように説明すると、理解してもらいやすいです。

恥ずかしがり屋のため、人前で緊張する

人前で話すのが苦手で恥ずかしくなるという人は、説明が相手に十分伝わらないことが多いです。これは人に対し説明しようと思うと、どうしても恥ずかしいという気持ちが起きるので、言葉が詰まってしまいます。

また頭も真っ白になるので、言いたいことが全部言えずに、説明しても内容が伝わりません。このような人は、前もって十分に言葉を考えカンペを作っても、恥ずかしさで緊張し上手く話せないことが多いです。

専門用語が多い

説明に専門用語を多用すると、上手く内容が伝わりません。誰もが専門家のように専門用語を知っているとは限らず、相手が知らない専門用語を使うと、内容を理解してくれません。

専門用語の他にも、流行語や略語など、一部の人しか知らないような言葉は、相手が理解してくれない可能性が高いです。わかりやすく説明するなら、誰もが知っている言葉を使った方が良いでしょう。

説明が下手だとこんなデメリットが……

説明が下手だと、もちろん相手には十分に言いたいことは伝わりません。しかし説明下手はそれだけではなく、他のデメリットも生みます。

話が伝わらず時間を無駄にしてしまう

説明が下手な人は、言葉が足らず要領を得ないので相手に言いたいことが伝わらないです。

これは、プレゼンやミーティングにおいて、相手が理解してくれないばかりか、理解してくれるまで、何度も説明を要します。説明が下手だと、1度話せば済むことが、2度3度と言わないとならず、それだけ時間を無駄にします。

仕事の効率が低下してしまう

例えば作業の指示を出すにしても、説明下手で相手に内容が伝わらなければ、相手は不十分に理解したまま作業開始します。

理解していない部分があれば、作業でのミスや、不十分な箇所が出てくるでしょう。仕事の精度が下がるのはもちろん、わからないともう一度聞かないとならないので、効率を下げます。

仕事ができないと思われるなど印象が悪くなりがち

説明下手な人は仕事において、できが悪いと印象が悪くなるかもしれません。仕事では説明しないといけない場面が多々あり、そのたびに相手に伝わらず、不快に思われると印象まで下げます。

印象が悪くなることは、仕事ができないというレッテルにも繋がるのです。また説明が下手であれば、面倒くさいと思われ、仕事を一緒にしたくないと思われるかもしれません。

説明下手を今すぐ改善!説明上手になる方法

説明するのが下手であると自覚するならば、まずは意識して改善に努めましょう。それはわかりやすくする、具体的にすると意識して、説明の仕方を改善するのです。

最初に結論から話す

説明が下手だと思うならば、何かを相手に伝えるときは、最初に結論から言いましょう。最初に自分の言いたいことを結論として相手に伝え、その後に結論の具体的内容などを話すのです。

相手は、長々と話をされても、その中で何が言いたいのか、くみ取れないかもしれません。また、あなたが説明するにしても、結論を話の途中や最後にもって行くと、あなた自身何を言いたいのかわからなくなる可能性があります。

最初に結論を言えば、自分はこのように言いたいのです、このことを話すのです、と相手も理解してくれます。結論を話した後は、結論をよりわかりやすくする、具体的にするための説明をしましょう。

具体的なイメージをもって話す

説明するときは、具体的なイメージをもって話しましょう。プレゼンやミーティングで、何について話したいのか、具体的に考えるのです。

説明するならば、5W1Hを盛り込むとより具体的になります。ただし、説明に慣れないと、具体的に話すのは難しいかもしれません。

慣れない間は、紙に話したい内容と、話す順番をまとめてみましょう。説明する間のカンペとして、作っても構いません。最初に結論、次に背景、次に課題などのようにして、それぞれ何を話すか考えるのです。

ダラダラと長話にならないように

説明は手短にまとめて話しましょう。ダラダラと長く話すのは、そのうち相手の集中力が切れて、何を言いたいか理解してくれなくなります。同じくあなたにとっても、何を説明したいかわからなくなりやすいです。

相手にわかってもらおうと、あれこれ話すのでなく、できるだけ短くまとめて話すのです。ただし短く話しても、主語など必要な言葉は入れるようにします。短くても要点を押さえて話すのです。

相手は「知らない」ということを忘れない

相手はあなたの言いたいことを知らないと考えて、説明を進めましょう。人間は言葉にしないと何を言いたいか理解できません。あなたの気持ちですら、言葉にしないと相手はわからないです。

自分がわかっているのだから、相手も理解しているという考えはやめましょう。説明するにしても、相手に理解して欲しいと思うことは、すべて言葉にして伝えます。

会話に必要のない情報は伝えない

説明での会話は必要なことだけ話すようにして、無駄なことや必要ないことは話さないようにしましょう。これは、ダラダラと長く話さないということにも繋がります。

説明が下手だと、会話の内容が言いたいこと以外を話すなど、自分の気持ちを長々と話す傾向にあります。長くて無駄の多い話は、相手は何を言いたいか理解してくれません。

必要ないような無駄の多い説明は、そのうち相手は聞きたくなくなり、集中して聞いてくれません。主語を入れて結論から話し、なおかつ短く必要な内容だけを相手に話すのです。

自分の感情は待ちこまない

説明するとき、自分の感情は挟まず話すようにしましょう。説明とは、物事に対し言葉を使って会話し相手に伝えることです。

~らしい、~だと思う、のような自分の感情や気持ちを表す言葉は、自分がそう思うだけであり、相手は本当にその通りなのか把握できません。

例えば、業績について説明するにしても「良くなると思います」、これでは自分の希望であり、良くなる具体的根拠がないからです。

自分の感情は希望や憶測にすぎず、確立した内容ではないので、説明においては言いたいことをわかりにくくしてしまうのです。

まとめ

説明が下手であると思うならば、いくつか改善するポイントがあります。結論から話す、短く話す、主語を入れて忘れないようにする、感情は挟まない、相手は知らないという前提で話すなどです。ただこれらを明日から急に行ってくださいと言っても、難しいかもしれません。

説明が上手くできず慣れない間は、まずは紙に説明する内容をまとめて、一度説明の練習をすると良いでしょう。ミーティングなどであれば、カンペとして活用しても構いません。そして何度も説明をする機会があれば慣れていき、そのうち上手くできるようになります。