キャパオーバーになる前に!おすすめの対策を紹介します

精神的にも肉体的にもいっぱいいっぱいだと、いつキャパを超えてしまうか分かりません。自分がキャパオーバーしてしまわないかが不安という方もいるでしょう。ここではキャパオーバーのチェック方法や解決法、予防法についてまとめました。

キャパオーバーとは?

キャパオーバーは、「キャパシティ+オーバー」を組み合わせた造語であり、許容量を超えているという意味です。どういう状態を指すのか、キャパオーバーについて紹介します。

キャパシティオーバーの略語

「capacity(キャパシティ)」とは許容量、「over(オーバー)」は超えるという意味です。この2つの言葉が合わさったものがキャパシティオーバーです。これは英語ではなく日本で生まれた造語であり、海外では「over capacity(オーバーキャパシティ)」のように、オーバーが先にきます。

日本ではオーバーキャパシティだと長すぎるということで、キャパオーバーと略して使われることがほとんどです。特にビジネスシーンにおいて耳にすることが多いでしょう。

許容量を超えていることを表す

キャパオーバーとは許容量を超えているという意味で、さまざまな文脈において使われます。たとえば「仕事の作業量が自分の限界を超えている」「勉強しなければいけないことが、自分の許容量を超えている」などと表すこともできます。

誰にでも許容量はあるものです。何事も自分の許容範囲内で行えるよう、キャパオーバーしない程度に調整が必要でしょう。しかし人によっては、キャパを自覚していないこともあります。

あなたは大丈夫?キャパオーバーしていないかチェック!

仕事を抱えすぎている、ミスが増えてきたという方は注意しましょう。ここではキャパオーバーしていないかをチェックするための項目を紹介します。

仕事を抱えすぎている

たくさんの仕事を抱えていると、単純に作業量が増えてしまいます。どんなに優秀な人であっても時間は有限です。納期もそれぞれ決まっていることが多く、すべてを間に合わせようとすると、通常の業務時間内では難しいでしょう。

場合によっては残業や休日出勤など、無理をしてでも仕事をしないといけないかもしれません。仕事を抱えすぎている方は、それだけで危険です。

ちょっとしたミスが多くなっている

集中力が切れてしまうのは、疲れが溜まってきている証拠です。それを自覚していないならば、なおさら危ない状況と言えます。ケアレスミスが増えるのは偶然ではありません。すでにキャパオーバーとなっている可能性も高いでしょう。

ただしこれはあくまでも、過去の自分と比較してはじめて分かる問題です。元から細かなミスが多い方は当てはまりません。以前と比べてミスが増えているかどうかを考えてみましょう。

出勤時間なのに起きられない

健康な方というのは朝、自然に起きることができます。しかし心身に疲れが溜まっていると、起き上がることが難しくなります。これは慢性疲労になっているサイン。現代人の半数近くの人が、慢性疲労を感じているというデータもあります。疲労は体の異常を知らせてくれているアラームであり、それ無視してはいけません。

寝ても疲れが取れない

睡眠とは心身の疲れを取るために、きちんと確保すべきものです。しかしキャパオーバーの状態にもなると、一度寝たくらいで完全に疲れが取れるわけではありません。慢性的な疲労が蓄積しているため、数時間の睡眠では回復しきれないでしょう。そのまま仕事に出ることになるため、いつまでも疲れが溜まって回復しないままです。

心に余裕がなくなり笑顔がない

心が疲れているときというのは、ちょっとしたことも面倒になります。たとえば笑顔を作ることも、意外と体力が必要なことです。精神的にもゆとりがなければ、笑うことはできません。笑顔がなくなったと感じる場合、体が疲れていて、心にも余裕がなくなっている証拠です。

仕事に行くのが辛い

何か具体的な理由があるわけでもないのに、仕事に行きたくないと思うことがあるかもしれません。これは疲労がピークに達しようとしているサインです。仕事に行きたくないと感じるのは、これ以上体を活動させると危ない状態というサインでしょう。体の訴えをきちんと聞いてあげてください。

予定が多すぎてすべてを覚えていられない

まず、スケジュールが先までぎっしりと詰まっている状態というのは危険です。もし明日以降のスケジュールを確認しなければ分からないのであれば、それは予定が多すぎます。確認しなくても、大切な約束は覚えていられる程度が理想的でしょう。予定が多すぎるということは、それだけ動くということであり、心身への負担も大きくなります。

キャパオーバーになってしまったときの解決法

周囲に相談をするほか、無理な仕事ははっきりと断ることが大切です。キャパオーバーの解決法について見てみましょう。

今の仕事量について周囲に相談する

今の仕事量が適切なのかどうか、自分ではなかなか判断できません。このぐらいなら平気だろうと、つい頑張りすぎてしまう方もいます。そこで第三者の意見を聞いてみましょう。同僚や恋人などから、客観的な意見を聞くようにします。身近な人から見た自分の状況を教えてもらえれば、キャパオーバーになっていることをよく自覚できるでしょう。

まわりに指摘されてはじめて、「自分は仕事をしすぎている」と気がつく人もいます。頼まれたことは断れないからと、何でもかんでも引き受けていて壊れてしまうのは自分です。

相談をすることによって、解決策のアドバイスをもらえるかもしれません。なかには過去に同じような経験をした人もいるでしょう。状況に応じた効果的な助言をもらうことで、解決の糸口をつかめるはずです。

心配や悩みを書き出してみる

自分がキャパオーバーであることを自覚するため、どんな心配や悩みがあるのかを文字にしてみましょう。漠然とした心配や悩みを抱えていることも多いかもしれませんが、できる限り具体的に書き出してみてください。そうすれば、自分の心のなかが整理されていくと同時に、これから何をするべきなのかが見えてきます。

ときには断ることも必要

キャパオーバーになりやすい人は、生真面目でお人好しで素直な人が多い傾向にあります。こうした人は、ついつい面倒ごとまで引き受けてしまうため注意。断るのは悪いことで、引き受けるのが当然と思ってはいないでしょうか?それは間違いであり、そもそもキャパオーバーを超えるような仕事を引き受けるべきではありません。

結果的にキャパを超えると、どの仕事も中途半端なまま仕上げることになります。これでは相手にも迷惑をかけてしまうでしょう。何でも安請け合いしてしまうのは無責任なことです。そのままでは、あなたの評判が悪くなってしまうかもしれません。

その場を離れて深呼吸する

キャパオーバーになってしまった現状を解決しようとすると、焦りが出てきます。まずは深呼吸をしてみましょう。不安定な気持ちを落ち着けることができます。解決策についてあれこれ考えるのは、冷静になってからです。

キャパオーバーになった人は多くの場合、前後不覚の状態にあります。こういうときほど、思わぬことを口走ってしまうことがあります。いつもより感情的になり、トラブルになることもあるでしょう。これを避けるためにも、焦っていると感じたらトイレに行ったり、飲み物を買いに行ったりして、その場を離れましょう。ゆっくりと頭を冷やしてください。

休みを取って心も体もリフレッシュする

どんなに忙しくても、定期的に休みを取ることは大切です。たとえ1日しかゆっくりできなくても、心を休ませてあげることで、十分リフレッシュは可能でしょう。この1日は仕事のことを忘れ、思う存分休みを満喫してください。

もちろん仕事以外にも、人間関係や育児、家事でキャパオーバーになっている人は、この間だけでもすべて忘れてしまいましょう。休日のあなたの役目は、ひたすら休むことです。そうすれば気分がスッキリとして、新しい気持ちで仕事や育児に臨めます。休日にストレスを発散できれば、悩みや不安も吹き飛ばすことができるでしょう。

良質な睡眠をとる

毎日の睡眠環境をしっかりと整えます。寝る前にはお風呂に入って、体を芯から温めてください。人間は体温が下がるときに眠くなるため、入浴後は効率的に寝付きやすくなります。加えて、枕やベッドなどは自分に合ったものを選びましょう。

周辺がうるさいなら、耳栓をつけても構いません。明るい場合には、アイマスクをつけるのもおすすめです。深い睡眠をしっかりととることによって、パフォーマンスが向上します。仕事に集中できるようになれば、キャパシティにも余裕が生まれるでしょう。

キャパオーバーになる前に!予防法

余裕のあるスケジュールを心がけ、定期的にストレス発散も行いましょう。キャパオーバーを予防するための方法を紹介します。

スケジュールには余裕を持つ

余裕のあるスケジュールを組んでおけば、焦ってしまう状況を避けられます。締め切りに追われるような状況は、キャパオーバーになりやすいです。納期に間に合わせるために急いで仕事をすると、心身への負担はとても大きく、さらに仕上がりも不十分になります。もしスケジュールに余裕がないならば、余計な仕事を引き受けてはいけません。

自分の限界を知る

キャパというのは人それぞれ異なります。そして、多くの方は自分のキャパを正確に理解していません。他人から意見をもらうなどして、自分の限界を正確に知っておくことが大切です。キャパオーバーになってから対処しようと思っても遅いでしょう。

「1日のタスクは〇個まで」「同時に作業できるのは〇個まで」など、余裕を持たせたキャパを知っておきます。そうすれば、限界に近づく前に対応できるはずです。

完璧にする必要はないという考え方をする

完璧主義の方はキャパオーバーになりやすいです。すべてを完璧にこなそうとするのは、特別な才能がない限りは難しいでしょう。完璧にしようとすると、とても時間がかかってしまいます。80%のできでも許容してもらえるならば、目指すのはそのラインで十分です。そもそも完璧が求められることはほとんどありません。

爆発する前にストレス発散をする

定期的にストレスを発散しておくことで、キャパオーバーで爆発することを防げます。自分ではなかなかストレスの溜まり具合は分かりません。お休みの日や帰宅後に、逐一発散しておくことをおすすめします。

生活リズムを整えておく

キャパオーバーを避けるため、規則正しい生活を最優先にしてみてください。生活リズムが整えば、心身の疲れは溜まりにくくなります。また生活リズムを優先することで、無理に仕事をすることも避けられるでしょう。残業をするなど生活リズムを崩してまで、仕事をするべきではありません。

深く考え込まないようにする

何事も、あまり深く考えすぎるべきではないと覚えておきましょう。考えすぎると、それによってストレスがどんどん溜まってしまいます。悩みや不安が増えれば、それだけ心も疲れてしまうことに。心が疲弊した状態だと、人間はキャパオーバーになりやすいです。あまり深く考えない人のほうが、余計なストレスを溜めずにいられます。

まとめ

自分の限界を超えてしまう状態がキャパオーバーです。キャパオーバーになるとミスが増えたり、起きられなくなったりします。もし心当たりがあるのなら、リフレッシュをしてしっかりと疲れを取り除き、仕事量も減らしてみましょう。キャパオーバーに悩んでいる方は、こちらで紹介したことを参考にしてみてください。