仕事を効率よくこなす人の特徴!仕事の効率を上げるには?

仕事を効率よくこなすことができれば、同じ業務量でも時間に余裕が作りやすくなります。新しい取り組みやプライベート、勉強にも多くの時間を割けるようになるでしょう。

ここでは

  • 仕事を効率よくできる人の特徴
  • 仕事の効率を上げる方法

と、仕事の効率がよい人の特徴や効率を上げる方法について見ていきましょう。

見習いたい!仕事を効率よくできる人の特徴

効率よく仕事を進められる人には、明確な目標を持っている、責任感がある人などいくつかの共通点があります。ま

ずはマインドの部分から、仕事を効率よく進められる人の特徴を紹介します。

成功するための目標を明確にしている

まず目標がはっきりしていないと、そのために何をすればよいのかも曖昧です。迷うことも増えてしまうでしょう。しかし、目標までの道筋をきちんと見据えたうえで行動を始めれば、あとは実行に移せばよいだけです。最短距離でゴールまでたどりつけるでしょう

目標がない人は、闇雲に作業をしたり、何も考えずに指示を待っていたりと無駄の多い動きになりがちです。これではなかなか効率がよくなりません。

達成するまでの計画を立てている

目標を立てたら、到達するまでの計画を立てることも必要です。より具体的な行動に落としこんでおくことで、事前に不明点やリスクなども洗い出せます。

不安な点も折り込んで現実的な計画を立てられるので、無駄な労力をかけずに目標まで邁進できるでしょう。効率のよい仕事をする人は、事前の準備を怠りません。

結果に責任を持って関わっている

効率のよい人は、責任感が強いケースも多いです。真剣に仕事に関わっているため、よりよい結果を出そうと、作業には集中して取り組みます。

また、締め切りに対しても誠実に厳守しようとするため、より効率のよい方法を模索し、改善しようとするのです。その結果、仕事の方法がだんだん洗練されていき、効率よく業務を進められるようになります。

もっといい方法はないかいつも考えている

ただ与えられた指示にしたがって行動するだけではなく、自分で積極的に工夫を取り入れるのも効率のよい人が持つ特徴です。上司からの指示であっても、効率の悪いやり方にしたがっていては、会社の利益にはなりません。

効率よく仕事ができる人は、既存の方法を常に疑う姿勢を持っています。常に「ひょっとすればもっとよい方法があるかもしれない」と考えているので、仕事のやり方を改善するのも得意です。

信頼関係を大切にし必要なときは助けを求める

他人の力を借りず、自分一人の力だけで物事を解決しようとするのは、実は効率が悪いです。自分の領域外の仕事や不得意な作業が発生すると、途端に作業が停滞してしまうでしょう。

そんなときに、全体の効率を考えて、適性のある人にすぐに助けを求めることができれば、仕事がスムーズに進みます。同僚を信頼し、必要なときは自分の仕事を任せることができる人は、仕事も速いです。

仕事を抱え込みすぎない

自分の許容量を正確に把握できていないと、ついたくさんの仕事を抱え込みすぎてしまいます。キャパシティ以上の仕事や多すぎるタスクは、集中力を落とし、効率を下げてしまう原因です。

また、仕事の量が多すぎれば、残業も必要になるかもしれません。時間外の業務も、疲れから効率が悪くなってしまうもの。自分が最大限のパフォーマンスを発揮できる仕事量に調整するのも、効率よく仕事を進められる人の特徴です。

目標の時間を決めている

仕事を効率よくできる人は、作業を区切ってそれぞれに目標時間を設定しています。たとえば、報告書の作成は○時間、メールの返信は1件○分など、自分の業務内容に応じた目安を決めておくのです。

時間を超過してしまった場合は「何が悪かったのか」、思ったよりも早く済んだ場合は「何がよかったのか」と原因を探ることで、より質の高い進め方を模索することができます。

本当に必要かどうかを決断できる

1つの仕事にはいろいろな作業や行程が含まれているものです。伝統的に同じ方法をとっていたとしても、それらのすべてが必要だとは限りません。なかには、ほかの工程と統合できたり、カットできたりするものが含まれている可能性もあります。

まず大切なのは、それぞれの作業や行程について、本当に必要かどうかを改めて検討する視点を持つこと。そして、もし不要だと判断したら、勇気を持ってそれを取り除く決断をすることです。

優先順位をつけて見通しを持って仕事ができる

仕事を頼まれた順からこなしていく必要はありません。最終的にすべての仕事が納期に間に合えばよいのです。そこで、事をする際には優先順位の高いものからこなしていきましょう

まとめてやったほうが速いものがあれば、順番を入れ替えます。仕事の効率がよい人は、常に自分のタスクを整理し、適切な順番で仕事をこなしているのです。

仕事の効率を上げる方法

ここからは、具体的に仕事の効率を上げる方法について紹介します。効率のよい人の特徴をふまえて、実際に仕事をするときにどんな工夫をすればよいのか、把握しておきましょう。

作業の優先順位をつける

優先度の高い作業から着手することで、直前に締め切りに追われたり、余計な連絡工数が発生したりといった無駄を防ぐことができます。優先度の高い作業とは、たとえば期日の近いもの、上司や取引先の承認が必要なものなどです。また、高い完成度を求められる仕事から優先するという方法もあります。

いずれにしろ、与えられた順番に仕事をするのはやめましょう。いくつかのタスクを頼まれたときは、一度、自分の引き受けた仕事をすべて書き出して一覧化します。そのなかで優先順位を検討し、終わったものから印をつけて消していく形にすれば漏れもありません。

目標を持つ

ゴールが明確になれば、そこまでの最短距離も見えやすいです。いつまでに仕事を終える、仕事の質を高める、特定のスキルを磨くなど、業務の目標が何かを改めて見直してみましょう。

大きな目標の場合は、短期と中期、長期の3つに分けるのが有効です。毎日の目標とその月の目標、半年の目標といったように細かく設定することで、途中で目標から逸れたり、だれてしまったりすることなく業務を進められます。

周りが整理整頓されている

周りの環境が散らかっているときは、頭のなかも整理されていないことが多いです。

「なかなか集中できない」「作業そのものの効率が上がらない」という場合、まずはデスクやオフィスを整理整頓してみましょう。自然と頭も整理され、仕事についての見通しも立てやすくなるかもしれません。

完璧さを求めすぎない

100点満点を目指すのは非常に難しいことです。とくに、実現不可能なことを追求してしまうと時間も労力もかかってしまいます。そもそも、自分の思っている100点満点と、クライアントや上司の求める100点満点の認識がずれている可能性もあるでしょう

何を求められているのかを正確に把握し、ときにはそのラインにあわせた妥協も必要です。1つの作業やできばえに固執してはいけません。

情報がスムーズに進むように工夫する

仕事を進めるには、どうしても同僚や上司、部下、取引先やお客様などと連絡をとる機会が生じます。情報の伝達ミスによる認識の齟齬は、仕事が停滞し効率を落とす原因です。

もっともスムーズな情報伝達の方法を工夫しましょう。電話やメールだけにとらわれず、アプリや直接訪問なども視野に、柔軟に検討してください。

自分の作業時間を計って把握しておく

毎日、自分が何の作業にどのくらいの時間をかけているのか把握することも大切です。記録を見返すことで、どこに無駄があるのか、改善の余地があるのかなどが見えてくるでしょう

数値で把握することで、新たな問題点や課題を見つけやすくなり、仕事効率の改善も容易になります。

予期せぬ出来事に備え余裕を持って計画する

どんなに準備万端に整えていたとしても、予期せぬことは起きてしまうものです。パソコンの故障や体調不良、事故など、トラブルがあっても対応できるようなスケジュールを組んでおきましょう

はじめからぎりぎりの日程で計画を立ててしまうと、融通がききません。もしスケジュールどおりに早めに作業が済めば、その分をほかの仕事に充てることができます

まとめ

仕事の効率がよい人というのは、明確な目標を持ち、計画性を持って仕事に取り組んでいます。ただ言われたことをするのではなく、「どうしたらもっと早くできるのか」「改善点はどこか」「今何をするべきなのか」など、常に考えながら仕事をすることが、効率よく仕事をするコツとも言えるでしょう。

ぜひ今回ご紹介したポイントを参考に、仕事の方法を見直してみてください。