記事の目次
仕事の進め方が下手な人の特徴
仕事の進め方に難がある人には、計画的でない、楽観的すぎるなど、仕事の姿勢に問題があるケースが多いです。仕事の段取りが下手な人の特徴を見ていきましょう。
ギリギリにならないとやる気にならない
追い込まれないとやる気が出てこないタイプの人は、どうしても仕事を終えるのが遅くなります。
締め切りに間に合わせたとしてても、作業できる時間が限られているため、クオリティが不十分なままになってしまうこともしばしば。モチベーションの管理が苦手な人は、仕事の進め方にもムラがあるケースが多いでしょう。
予定を立てるのが苦手
計画を立てるのが嫌いで、行き当たりばったりな仕事をする人も要注意です。
何にどのくらいの時間がかかるのかが逆算できていないので、納期が迫った状況で慌ててしまうこともよくあるでしょう。
自己主張するのが苦手
自己主張が苦手で報告や確認をためらってしまう人も、仕事の進め方が下手といえます。
仕事を手伝って欲しいときに頼めない、わからないことがあったのに聞くのを遠慮してしまったなどで、進捗に影響が出たり間違った認識で仕事を進めてミスをしたりしてしまうのです。
頑張れば何とかなると思っている
「何とかなる」と軽い気持ちで仕事を安請け合いしてしまい、自分の能力ではどうしようもないことに後で気がつくケースがあります。仕事は自分の能力の範囲でできる量のみを引き受けなければ、周囲にも迷惑がかかってしまいます。
自分の能力を客観的に把握して、「確実にこなせる」という見通しを立てたうえで仕事量を調整することが必要です。
間に合わなかったらどうなるかを考えられない
最悪の場合を想定せず、楽観的な計画を立ててしまうのも問題です。うまくいった場合のみを考慮していると、想定外のトラブルが起きたときにパニックになってしまいます。
計画を立てるときは、トラブルが起きたときの影響と対策をあらかじめ織り込んでおかなければなりません。
また、仕事が遅いことで悩んでいる人は、以下の記事もチェックしてみてください。
仕事の優先順位をつけられない
複数の仕事を同時進行で進めるときは、どれから着手するべきか優先順位をつけなければいけません。この判断を間違うと、遅れが発生することがあります。
上手に仕事を進めていくには、後工程への影響の大きさや、納期との兼ね合いを見て適切な優先順位で仕事に着手することが重要です。
また、仕事で辛いと感じている方は、以下の記事もチェックしてみてください。
頼まれると断れない
キャパシティを超えて仕事を任されると、タスクが多すぎて管理しきれず、収拾がつかなくなってしまいます。特に気弱でNOが言えない人やプライドが高い人は、仕事を頼まれるとつい受けてしまいがち。
パンクすると一つひとつの仕事の効率も落ち、さらにこなすのが難しくなるため、キャパオーバーになる前に仕事を断る勇気が必要です。
また、これに転じて優柔不断でお悩みの方は、以下の記事もチェックしてみてください。
間違った仕事の進め方
ここでは、仕事の進め方が下手な人がやりがちな方法を紹介します。良かれと思って実践していたことが、実は効率を下げる原因かもしれません。ぜひ自分の仕事の進め方と比べてみてください。
自分だけでやりきろうとする
自分の能力を超える仕事を一人でやりきろうとすれば、失敗してしまうのも当然です。
プライドが高くて周りに助けを求めることができない人や、手伝ってもらいたいと思っても周囲を気遣いすぎて声をかけられない人に多いでしょう。
仕事全体を見渡せていない
仕事の全体像が理解できれば、無駄な工程を見つけて省いたり、工程ごとの時間配分も考えたりしやすくなります。
仕事全体を把握することでより正確なスケジュールを立てられるようになるので、無理のある計画で混乱するリスクも減らせるでしょう。
最初から細かく作業しすぎている
手元の作業を丁寧にこなすことは大切ですが、いきなり細かな作業を始めても、なかなか仕事は進みません。目に見える成果がないためモチベーションも下がってしまうでしょう。
計画が細かすぎると、それにとらわれて融通が利かなくなってしまうこともあります。まずはざっくりとした要件と固めてから細かい部分を後から詰める、という選択も視野に入れておきましょう。
完璧を求めすぎていてなかなか先に進まない
完璧主義の人は細かいことにこだわってしまい、ペースが落ちてしまうことがあります。納期が遅れたり、初めに時間をかけすぎて後半の質がおざなりになったりしては意味がありません。
期待されているレベルさえ超えていれば、それ以上の質は求めなくても良いというくらいの気持ちで取り組みましょう。
また、完璧主義でお悩みの方は、以下の記事もチェックしてみてください。
着手する順番がそもそも間違えている
優先順位をつけるのが下手で、重要度の低い仕事や納期に余裕がある仕事から取りかかるのも悪手です。
もし難易度が高く時間に余裕のあるものから始めてしまうと、他の仕事をする時間が削られてしまうでしょう。
ボトムアップ思考でしか作業を行うことができない
とりあえず行動してから次の方法や方針を考えていくことを「ボトムアップ思考」といいます。
ボトムアップ思考はゴールが明確になっておらず、全体像も把握できません。順調に進んでいるつもりでも遠回りをしていた……という可能性もありえます。
仕事の進め方は段取りがとても重要！
仕事をスムーズに進めるには、ゴールを見据えて作業内容や順番を考え、段取りをつけておくことが大切です。仕事の段取りを考える際に重要なポイントをご紹介します。
トップダウン思考で作業内容を考える
「ボトムアップ思考」とは逆に、ゴールを明確にして、そこに至るまでの最短の方法を考えて行動するのが「トップダウン思考」です。
常にゴールを前提として行動を決めるので、手段と目的がずれて無駄な時間を過ごす心配はありません。
ゴールを見据えたうえで作業をリスト化する
ゴールを再確認したら、必要な作業をリストアップしましょう。仕事を作業に落としこむことによって、計画を立てやすくなります。
本当に必要な作業なのかも考えながら、やるべきことを洗い出してください。
リスト化した内容を熟考し作業の順番を決める
作業がリスト化できたら、優先順位を決めます。ほかの作業に影響を与えるような、重要な作業から順番に始めましょう。
リストの上から順番にとにかく始めよう、という考え方はNGです。まずは落ち着いて作業の順番を考えることで、結果的に仕事を早く終えることができます。
作業内容を全てタスク化し明確にする
作業の内容は、さらにできるだけ細かなタスクに分けましょう。
たとえば「プレゼンの準備をする」ではなく、「データの資料を集める」「パワーポイントでプレゼン資料を作る」「発表の原稿を作る」「上長に送付する」など具体的な行動がイメージできるようにしておくのがポイントです。
仕事の進め方が苦手なのは能力のせい？診断で確認をしてみよう
出典：ミイダス仕事の進め方が悪い人は、まず「なぜ自分は仕事の進め方が悪いのか」という理由を知ることが大切です。
ミイダスのコンピテンシー診断で、「職務を遂行する上で必要な能力要素」の割合をチェックしてみましょう。
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最小限の負担で最大限の成果を生み出す仕事の進め方
仕事の進め方が悪いと、ギリギリになってから残業をしなければならなくなったり、足りないものがあることに気づいて無理をして準備したり……といったことになりかねません。仕事の質を保ちながらも、負担を最小限にするためのコツを紹介します。
無理のないスケジュールを立てる
スケジュールは最悪の事態を想定して、余裕を持って組みましょう。
途中で緊急のタスクが差し込まれることは珍しくありません。初めから考慮しておくことで影響は最小限に抑えられます。
しっかりと最終期限を把握したうえで作業をする
常に最終期限を意識して、どのくらいで今の作業を終わらせればいいのか、逆算しながら仕事を進めてください。
今の状況は余裕があるのか、頑張りどころなのかが把握できれば、ほかのタスクとの微調整もしやすいでしょう。ペース配分を考えて仕事をすることで、期限ギリギリで慌てることはなくなります。
周りとコミュニケーションをとりながら作業を進める
仕事はチームで行うものです。ふだんから周りとコミュニケーションをとっておくことで、他の人の作業状況も把握できます。
自分の状況もチームのみんながつかめるようになるので、必要なときにお互いが助け合いやすくなるでしょう。
体調管理も重要なことだと認識し無理をしすぎない
基本的なことですが、体調管理も仕事を進めるうえでは重要です。体調がすぐれないとパフォーマンスが低下して作業効率が悪くなります。
無理をしすぎなくても良いよう、余裕を持った計画を立てましょう。
まとめ
間違った仕事の進め方をしていると、作業の効率も落ちてしまいます。仕事の進め方が上達すれば、もっと裁量の大きな仕事を任せてもらえるようになるかもしれません。
ゴールを見据えて段取りを立てることを心がけ、円滑に仕事を進めましょう。