時間の使い方が下手な人と上手な人の違いとは?時間を上手に使う方法

時間の使い方が下手で、「時間がない」が口ぐせになっている人はいませんか?時間の使い方を見直すことで、ムダな作業を減らして作業の効率をアップさせることが可能です。

今回は

  • 時間の使い方が下手な人の特徴
  • 時間の使い方が下手な人のデメリット
  • 時間の使い方が上手な人の特徴:仕事編、プライベート編
  • 時間の使い方が上手になる方法

と、時間の使い方が下手な人の特徴や、上手になるためのポイントについてまとめました。

時間の使い方が下手な人の特徴

これといって大変な作業はないはずなのにいつも忙しい、残業ばかり……という場合、時間の使い方が下手なのかもしれません。時間をうまく使えない人の特徴について紹介します。

いつも忙しそうにしている

時間の使い方が下手だと、効率よく仕事を進めることができません。そのため、頑張っているはずなのにすぐにキャパシティをオーバーしてしまいがちです。

余分な作業をしていたり、ムダに丁寧に作業をしてしまったりすることで作業が遅れ、期日ギリギリになって焦ってしまうのです。ほかの人と業務量は変わらないのにいつも忙しそうにしている人は、仕事の段取りが下手な可能性があります。

自分が今どの仕事から取りかからなければいけないか理解できていない

仕事の優先順位のつけ方が間違っていると、効率の悪いやり方をしてしまったり、本来後回しで良かった作業に時間をかけてしまったりします。

常にどの作業から始めるのが効率的なのかを考えていなければ、上手に時間を使うことはできません。

残業が多いので睡眠時間を確保できない

時間の使い方が下手な人は仕事を時間どおりに終えられず、残業の頻度が増えますそれが続くと、帰る時間が遅くなって睡眠時間が不足し、日中の仕事の効率が落ちるという悪循環に陥ってしまうでしょう

時間が足りないからといって残業で解決しようとするのではなく、規定の時間のなかで効率を上げる方法を考える必要があります。

時間の使い方が下手な人のデメリット

忙しく働いていても、結果が出なければ評価もなかなか上がりません。時間の使い方が下手だとどんなデメリットがあるのか説明します。

やる気と成果が比例しない

やる気があって真面目に働いていても、時間の使い方が下手だと効率の悪いやり方しかできません。ほかの要領の良い同僚と同じ仕事量なのに、自分ばかり時間がかかってしまうということもあるでしょう。

常に忙しそうにしていても、それが成果につながらなければ、昇進や昇給にも響いてしまいます。

ミスが多いので重要な仕事を任せにくい

時間の使い方が下手な人は常に時間に追われています。いい加減な仕事をしているわけではありませんが、どうしても時間がなくて確認はおざなりになりがち。

焦れば本来のパフォーマンスも発揮できず、ケアレスミスも増えるでしょう。ミスが多いと、大事な仕事を任せられないと評価されてしまう可能性が高いです。

いつも忙しそうなので話しかけにくい

常に忙しく働いて休む間もないという雰囲気がある人には、周りも遠慮してしまうもの。コミュニケーションの時間がとれないことで周囲から距離を置かれ、大事なときに助けてもらいづらい環境をつくってしまいかねません。

部下や後輩が不明点を質問できず、間違った認識のまま仕事を進めてしまう可能性もあります。

時間の使い方が上手な人の特徴:仕事編

時間の使い方を見直して計画的に仕事を進めることで、周囲に気を配る余裕ができ、100点以上のクオリティの仕事にも挑戦できるようになります。そんな時間の使い方が上手な人の特徴について見てみましょう。

仕事内容はすべてタスク管理している

仕事をタスク管理することで、やるべき仕事が整理された状態となり、業務全体を見通しやすくなります。

また、そのタスクに優先順位をつけることで、さらに効率よく仕事を進められるでしょう。

いかに効率的に行動するのか考えながら作業している

効率よく仕事ができる人は、常に仕事の方法を見直しています。与えられた仕事をただこなすのではなく、「改善点はないか」「ムダな作業はないか」という視点を持つことで、より効率的な方法を見つけ出しているのです。

悩んでいる時間がムダだと思っている

時間の使い方が上手な人は、ムダな時間を削るのが上手です。悩んでいる時間は、完全に手が止まってしまいます。

ムダな時間を過ごす前に、把握している人に質問する、とにかく手を動かして試してみる、同僚に協力を要請するなど、解決できる方法を探る行動力があるのが特徴です。

思い立ったらすぐ行動に移す

行動に移す前に躊躇している時間も、結果を出すためには必要のない時間です。まず行動することで、失敗したとしてもその評価や分析が可能になります。

どうしてうまくいかなかったのかを反省して、やり方を変えてまた次の行動に移るのです。試行錯誤を繰り返して精度を上げていくことが、成果につながります

スマホからも仕事のタスクを管理できるようにしている

タスク管理は漏れがあっては意味がないので、常に続けることが大切です。いつでも、どこでもできるように、スマホで管理できるようにしておくと使い勝手が良いでしょう。

時間の使い方が上手な人は、常に今やるべきことを確認し、ムダな時間を排除しています。

移動中など隙間時間にも作業をしている

細かな時間もムダにはせず、有効活用するのが時間の使い方が上手な人。たとえば電車やタクシーで移動するときに生まれる10分程度の隙間時間も、作業や勉強に使います。

1回1回は小さな時間でも、1日の隙間時間を総合すると、それなりにまとまった作業も可能です。細切れでも問題ないタスクを用意しておくと良いでしょう。

何の作業からしなければいけないのか仕事の優先順位を理解している

仕事の優先順位を把握していれば、時間に追われる心配がなくなります。早くやるべき仕事から取りかかることで、後で期限ギリギリになって焦ることもないでしょう。

最初に重要なことや期限の迫っていることから始めるよう優先順位をつけてください。

余裕があるので重要な仕事を任せてもらいやすい

きちんとタスク管理をして計画的に仕事をしている人は、時間にゆとりが生じます。手が空いている状態が多いため、周りも安心して仕事を任せられるでしょう。

仕事を難なくこなしている姿から、上司からも「もっと難易度が高く重要な仕事を」と考えてもらいやすいです。

忙しそうな人を手伝う余裕がある

時間をうまく使い、ゆとりを持って仕事ができている人は、周りを見る余裕も持っています。忙しそうにしている人や、ひとりでは難しい作業をしている人を積極的に手伝うことができるでしょう。

自分のことで手一杯だと、他人を手伝う余裕も生まれません。

時間の使い方が上手な人の特徴:プライベート編

時間の使い方がうまくなると、仕事の効率が良くなるため残業を削減できます。結果、プライベートにもゆとりをもたらしてくれるでしょう。

時間の使い方が上手な人のプライベートの過ごし方についてまとめました。

残業をせずに帰宅途中のスポーツジムで汗を流す

時間の使い方が上手な人は残業が少ないので、終業以降の時間を有効に使うことが可能です。たとえば職場の近くにあるスポーツジムへ立ち寄って体を動かすのは良い方法でしょう。

汗を流すことで夜早く寝られるようになり、運動不足を解消。それによって、日中は脳がきちんと働き、体力の充実した状態で仕事に取り組めるという好循環が生まれます。

毎日の疲れを癒すためにしっかりとお風呂につかる

帰宅時間が遅くなると、お風呂を沸かす余裕もなく、シャワーだけでそのまま寝てしまう人が多いです

早く帰ってきてお風呂の準備をしてゆっくりとつかることで、心身の疲れを癒せるでしょう。血行が良くなり、体温も上昇するため、寝つきやすくなります。

寝る1時間前は完全にスマホやパソコンをオフにしてリラックスする

スマホやパソコンといった電子機器が発しているブルーライトは、目の疲れを招いたり睡眠を妨げたりするといわれています

時間の余裕がある人は、寝る1時間前から液晶画面を見ないようにして睡眠の質を高めるのが賢い方法です。ぐっすり眠ることで翌日の仕事も元気に取りかかれるでしょう。

早寝早起きで脳をすっきりとする

時間の使い方が上手な人は、残業もなく早めにぐっすりと寝られるので、朝も早起き。すっきりと目覚められるので、日中も頭がすっきりとして仕事の質が高まるでしょう。

眠くてベッドでグズグズしている時間や、眠る前になんとなくスマホをいじってしまうといったムダな時間をつくりません。

週末に料理を作り置きして平日に料理する時間を短縮する

料理を一から作るのは時間がかかります。週末に作り置きをして、平日はそれを解凍して食べるという工夫をすることで、限られた時間を上手に活用することができます。

日常生活でも効率の良い時間の使い方が身についているのです。

時間の使い方が上手になる方法

時間の使い方を上達させるポイントは、仕事の進め方と日常生活にもあります。タスク管理を習慣づける、質の良い睡眠時間を確保するといった工夫で、仕事の効率が高まるでしょう。一つずつ具体的に説明します。

任されている仕事内容を一覧にしタスク化する

現在引き受けている仕事は、すべてタスク化してスケジュールを立てます。全体を見回して、優先順位をつけましょう。

これにより、ムダな工程が発生したり、納期に追われてバタバタしたりといったリスクを減らせます。

集中できるように睡眠時間はしっかりと確保する

睡眠時間が不足すると脳が休まりません。日中の作業効率も悪くなってしまうため、休息時間はきっちり確保しましょう。

できれば毎日最低でも7時間の睡眠時間をとれるようにしたいところです。

毎朝その日に作業する内容を確認してから取りかかる

朝出社したら、その日の作業全体を把握してから仕事に取りかかりましょう。次に何をするべきか悩む時間がなくなるうえ、適切なペース配分もしやすくなります。

また、作業内容を把握していることで、ゴールが可視化され、モチベーションも高まるでしょう。

こまめに休憩をいれ集中力を維持する

人間の集中力には限界があります。本当に没入していられる時間は1時間程度という説も。時間がないからといってデスクに座ったきりになると、疲れで効率が落ちてしまいます。

こまめにトイレに行ったり、体を伸ばしたりとリフレッシュするタイミングをはさんだほうが、仕事の進みは良くなるでしょう。

まとめ

時間の使い方が下手な人は、仕事で成果を上げづらく、プライベートの時間も減ってしまいがち。時間の使い方を工夫することで、仕事の質を高めるとともに、プライベートも充実させられるでしょう。

今回紹介した時間の使い方のコツを参考にして、自分の生活を見直してみてください。