仕事が暇な時の上手な17の過ごし方!暇な時間が作業効率を向上させる!

仕事が暇になってしまうこと、どうしてもありますよね。そんな時、ただただ時間を潰すためにインターネットを見たり、スマホを見たりしていませんか。仕事が暇な時は上手に時間を有効活用しましょう。

ここでは、

についてまとめてみました。

仕事が暇な時に最初にすべき7つのこと


仕事には閑散期と繁忙期があり、暇になることもありますよね。そんな時は、最初に何をすべきなのでしょうか。そこで、ここからは暇な時にすべきことについて紹介します。時間が余ったのなら、まずはやっておくべきことを済ませてしまいましょう。

パソコン上のデータ整理

パソコン上にデータが溜まっている時には、そのデータの整理をしておきましょう。働いていると、やはりどうしてもパソコン上には不要なデータも溜まっていきます。もう使わないデータを削除するなど、整理しておくと次の仕事にも繋がりやすくなるでしょう

なお、パソコン上のデータの中には貴重なものも含まれていることがあります。必ず削除する前にバックアップを取り、本当に必要なものかどうかを精査してください。基本的に一度削除してしまったものは復元が難しいこともあります。常にデータの管理は徹底的に行っておきましょう。

メールボックスの見直し

メールボックスには、色々なメールが入っていることもあります。仕事で送られてきたメールはそのまま保存することも重要です。ただ、数年前や数十年前のメールを残しておく意味はありませんよね。それらは削除してしまっても良いかもしれません。

また、アドレス帳なども整理しておくと良いです。意外と仕事で連絡先を交換しても、まったく連絡を取らないということもあります。近年はどこから個人情報が漏洩してしまうかもわかりませんので、もう連絡していない人の連絡先は削除してしまうのも良いかもしれませんね。

名刺の整理


名刺も同様に個人情報が詰まったものです。過去のものの中には、もうこれからも連絡を取り合うことのない人の名刺があるかもしれません。それらはシュレッダーにかけて処分してしまっても良いかもしれません。不要な名刺を多く持っていると邪魔になるので注意しましょう。

なお、名刺に関しては近年データで保管するということが多くなっています。データで保管しておけば邪魔になりません。ただ、個人情報が漏洩してしまうこともあるかもしれないので、情報の管理は徹底しておくことが必要となるでしょう。

周りの人の手伝い

自分が仕事を終えて暇になったなら、周りの人の手伝いをするのも良いでしょう。もちろん残業までして手伝う必要はないですが、定時まで時間があるのなら手伝ってあげるというのが良いかもしれません。

手伝ってもらった人は単純に助かるし、より業務も効率化して企業や会社としての利益も大きくなります。また、人間関係が良好となるため、より職場の雰囲気も良くなっていくのではないでしょうか。ただ、暇を持て余すのなら手伝ってあげましょう。

倉庫整理などの雑用

雑用は総務などがやってくれると思っている人も多いですが、できれば他の社員も含めてみんなでやる方が効率が良いです。倉庫の整理などは、時間がある人がやっておくと良いかもしれませんね。また、倉庫に溜まっているものを処分するのも良いでしょう。

倉庫には不要なものを溜め込んでいることもあるので、いっそのこと処分してしまうというのも手です。もちろん、上司の許可が必要となるかもしれないので、そこは行動する前に報告や連絡、相談をしっかり行っておくようにしましょうね。

デスク周りの掃除


デスク周りが散らかっていると、仕事の効率も低下すると言われています。そもそもデスクが汚れている人は、書類がどこにあるのか把握していないことも多く、それを探しているだけでも時間がかかってしまいます。その他の文房具やメモなども同様です。

時間が余っているのなら、デスクの周りをしっかりと綺麗に掃除しておき、その上で仕事をしていく環境を整えていくと良いでしょう。環境が整ってくると、それだけでも気持ち良いですし、働く際のモチベーションに繋がったりもしますからね。

過去の書類の整理

過去の書類が溜まっているのなら、そちらもシュレッダーなどにかけて処分しましょう。もちろん、書類は貴重な情報が記載されていることも多いので、整理する時には十分に注意しておきましょう。処分する際には、本当に必要かどうかの精査も必要です。

できれば、書類はファイリングしておくのが良いかなと思います。必要なデータごとにファイリングしておけば、必要となった時にもすぐに取り出すことができます。書類は溜まりがちなので、定期的に整理するようにしておくと良いでしょう。

暇な時間を有効活用する10つの方法


暇な時間があるというのは、本当にもったいないですよね。会社でのんびりするのも良いですが、それだと企業全体の時間を無駄にしてしまうことになります。ここでは暇な時間を有効活用するための方法について紹介しますので、参考にしてください。

作業マニュアルの作成

暇な時間があるのなら、作業マニュアルを作成するというのが良いですね。仕事のフローを考えて、流れを記載しておけば、新人が入ってきた時にも役立つでしょう。また、自分が作業を忘れてしまった時なども活用していくことができます。そういう意味でも作業マニュアルを作っておいた方が後々の仕事効率化にも繋がってくると言えるでしょう。

作業マニュアルがすでにあるという時には、より分かりやすくするなど、修正していくのも良いかもしれませんね。新入社員など、これから働き始める人のために作っておくと、より感謝されることも多いかもしれません。

仕事のメモをデジタル化

仕事のメモは紙で保管しておくと邪魔になります。近年はすでにデータで扱っているところも多く、デジタル化が進んでいます。ふとした時にメモができるのは良いですが、デジタル化しておいた方がまとめやすいです。また、何を処理して何が未処理なのかもわかりやすいので、データで管理した方が数倍楽だと言えるでしょう。

やるべきことをタスク化する


やらなくてはならないことがある時には、タスク化しておくのも良いです。時系列ごとにやらなくてはならないことをまとめておき、優先順位を決めておきましょう。それから作業に入っていくと、より効率的に仕事を進めていくことができます。なお、周囲と協力すればタスク化もさらに細分化でき、ワークシェアリングも進むのでおすすめです。

毎日のルーティンの見直し

毎日のルーティンには、意外と無駄になっていることも多いです。無駄な行動が多いと、仕事の効率も悪くなってしまいます。毎日のルーティンを見直せば、少なくとも生活のサイクルを効率化していくことができます。日々、働いていると無駄になっている行動も見逃してしまうことが多いでしょう。そこはちゃんと考えて無駄を省いていきましょう。

仕事の備忘記録の作成

仕事の備忘録を残しておくというのも良いです。意外と上司に「これやっておいて」と言われても、忘れてしまっていることがあります。小さな作業であればカバーもできますが、重要な作業を忘れてしまっていると大変です。備忘録を作っておくことで、より仕事も効率化できますし、うっかりミスを少なくして時間の節約にもなります。

ブログの記事をテキストに書き溜める


ブログの記事をテキストに書き留めておくというのも良いですね。会社や企業ごとにブログを持っていることも最近は多くなり、その更新のための文章がなかなか作成できないということもあるでしょう。暇な時に書き留めておき、必要となった時に書き出すという風にすれば、ブログの更新も苦にならなくなりますよ

休日の予定を立てる

仕事をしている人の中には、休日が楽しみという人もいるでしょう。でも、休日になってから予定を考えようと思っても、予定を考えているだけで時間が過ぎてしまうということも多いのではないでしょうか。それならば、仕事の飽き時間に休日の予定を考えてしまっても良いでしょうね。具体的に予定を立てておくだけで、休日の過ごし方も変わってきます

支給されている文房具の整理や補充

支給されている文房具の整理や補充を行っておくのも良いです。意外と多いのが、仕事をしている時に「あれ?文房具がない」ということです。単純に保管場所がわからなくなることもありますし、切れてしまっていることもあるかもしれません。それに対処しているだけでも時間がかかり、無駄が多くなってしまいます。

文房具の整理や補充をしておけば、使いたいと思った時にすぐ使えて仕事も効率的になります。意外と文房具の整理をしておくというのは重要で、デスクが綺麗になったり、スペースの確保に繋がったりします。

フリーのタイピング練習


仕事に欠かせないパソコンでは、タイピングが必要となることもあります。基本的にタッチタイピングができるのなら良いですが、キーボードを見ながらではないと打てない人もいるでしょう。そういう人はフリーのタイピング練習をしておくというのも良いです。タイピング練習は仕事の効率アップにも繋がるので、無駄になることもありません

また、ただ適当に過ごしているとサボっていると思われることもあるでしょうが、タイピング練習をしておくと、仕事をしている空気も演出できちゃいます。仕事ではありませんが、結果的には仕事にも繋がってくるので、タイピング練習も合わせて行っておきましょう。

資格の勉強

スキルアップをしたいと思っているのなら、空いている時間に自分磨きをするのも重要です。事実、近年は資格の勉強をしている人も多く、新しい資格を取得して自己開発している人もいます。仕事の空いている時間を有効に活用できるという意味では、魅力も大きいかもしれませんね。もちろん、スキルアップになるので仕事にも活かすことができますよ。

資格の勉強は会社や企業にとっても重要で、わざわざ帰宅してから勉強している人もいるでしょう。しかし、職場にいる間に勉強できれば、効率も良いですよね。テキストなどを購入してデスクに置いておき、毎日少しずつでも知識を身につけていけるようにするとなお良いかもしれませんね。

まとめ

暇な時間というのは、逆に普段できないことをするチャンスです。仕事をしている時に暇な時間ができれば、仕事に関して何かやってみると良いです。なんでも良いのですが、仕事をより効率化させるための作業をしておけば、いざ必要となった時も便利でしょう。ここで紹介したことを参考に、暇な時間も有効活用してみてくださいね。

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